Googleドライブ(Googleドキュメント)のフォーム機能を業務の履歴などを記録するツールとして活用する方法

お客様との打合せや電話応対の内容を、パソコン上で記録しておくのに、何か簡単な方法は・・・?そんな時に、Googleフォームを上手く活用すると便利です。

Googleフォームを作る

img01 googleform01Googleドライブへアクセスし、右図のように「新規」→「その他」→「Googleフォーム」とクリックしてGoogleフォームを作ります。
https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/

img02 googleform01フォームを作成しようとすると右図のように「共有フォルダ内に作成しますか?」という確認メッセージが出る場合があります。この場合はそのままOKをクリック

img03 googleform01Googleフォームの作成画面(初期画面)は右図のような感じ。まずはタイトル部分を編集します。「無題フォーム」の部分にタイトルを入力。ここでは「顧客業務記録フォーム」というタイトルをつけることにします。

 img04 googleform01次にフォームに入力する項目を1つずつ作成していきます。最初の項目は取り敢えずひとつできていますので、「質問のタイトル」「質問の形式」などを設定していきます。
ここでは最初にお客様名を入力したいので「お客様名」とタイトルを付けて、質問の形式を「テキスト」にします。

img05 googleform01 項目は「アイテムを追加」からいくつでも追加できます。今回は2つ目の項目に「日付」を入力させたいので、アイテムを追加し種類を「日付」にします。

ちなみにGoogleフォームではこのように、1行文(テキスト)、複数行の文章(段落)、選択させる項目(ラジオボックス・チェックボックス)、日付を入力させる(日付)、時間を入力させる(時間)など様々な項目が用意されていますので、必要に応じて付け加えていって下さい。

なお、Googleフォームは作成した後からでも項目を追加したり変更することが出来ますが、実運用上は途中での変更や訂正はあまりオススメできません。(記録した内容の一覧表が見づらくなる場合があるからです)
なるべく最初の段階でどういう項目を入力するのか、しっかり計画を立ててから作ると良いでしょう。

img06 googleform01フォームの内容が完成したら画面上部の「実際のフォームを表示」をクリックします。

img07 googleform01右図のように実際のフォーム画面がブラウザで表示されます。 

なお、このフォームを表示した際にブラウザに出ているアドレス(かなり長いアドレスですが)が、このフォームのアドレスとなります。実際に運用する際にはこのアドレスへアクセスしてどんどん記録を入力していくことになります。

アドレスが長いので、短縮URLなどにしてメモっておくとか、入力作業が発生しそうなパソコンや端末のブラウザにブックマークしておくとよいでしょう。

img08 googleform01で、実際の活用スタートの前にに試しに入力をしてみます。
右図のようにひと通り入力して送信ボタンをクリックします。

img09 googleform01フォーム送信すると右図のように「回答を記録しました」という送信完了画面が表示されます。この時点でフォームからの入力は完了。

img10 googleform01フォームに入力された内容はどういう形で記録を取られるかというと、右図のようにGoogleドライブのデータ一覧の中に「回答」というスプレッドシートが保存されていて、そこに入力内容が記録されています。

img11 googleform01クリックして開くと右図のように、1件のフォーム入力記録が1行で記録されています。
項目数が少ない場合は、この表で内容を確認することが出来ると思います。
項目数が多い場合や、入力する文章などが長くなる場合には、この一覧表だと見づらいので、此処から先は必要に応じて編集します。

ただし、この「回答」スプレッドシートを直接いじったりしないように。(回答用スプレッドシートをいじってしまうと、フォームの入力が正しく反映されなくなります)
このスプレッドシートからデータをExcel形式などでダウンロードして、それを編集するとよいでしょう。

Excelのデータ活用やマクロ・VBAなどに明るい方は、このデータを利用して見やすい報告書形式に変換するとか、時間とか数値項目を集計するなどすると良いかもしれません。

Googleフォームをオススメする理由

何と言っても「無料」で使えて、ほぼ完全に自由にカスタマイズ出来る点と、基本的に「クラウド」で処理しているので、ネットにつながる端末ならiPhoneでもAndroidでもノートパソコンでもアクセスして活用できるという点です。

外回りの多いお仕事などの場合、例えば「客先訪問を終えた後に、次の客先へ行く前にスマートフォンで今の打ち合わせ記録を入力しておく」というような使い方ができます。

また、Googleフォームには写真画像を添付する機能もついていますので、打ち合わせで書いたメモを写真に撮ってアップするとか、現場写真や商品写真などをフォームでアップしておくというような事もできます。

大変申し訳ありません。Googleフォームの説明に間違いがありました、Googleフォームには「画像やファイルをアップロードする機能」は備わっておりません。現在、Googleフォームを利用するのに当たり画像などをアップロード出来るように何らかの方法がないか?について確認しております。ご案内できる内容が獲得てきましたら、このページ上であらためてご案内させて頂きます。

この記事を書いた2015年当時、Googleフォームから写真などの画像をアップする機能はありませんでしたが、今日(2017年1月22日)現在、新たな機能としてGoogleフォームから画像やPDFファイルなどを添付してGoogleドライブへアップロードする機能が備わっています(ただし、有料版のG-Suite、旧GoogleAppsを利用している場合のみ)。

Gmailに自動で送信することも出来ます

フォームに入力した内容は、紐付けられているGoogleアカウントから自動でGmailへ送信する事もできます(回答スプレッドシートでの通知ルールを設定することで実現できます)ので、フォームに入力がある度にメール通知が来ます。上手く利用すれば、営業チームで業務記録を共有するとか、経営者の方がスタッフの業務記録をリアルタイムで確認するということがラクに実現できたりもします。

またこのフォームに顧客情報を記録していくという方法で、簡易的な顧客管理システムの構築も実現できそうです。

効果な業務管理ソフトやITシステムを導入する前に、まずはこういう形で無料で出来る方法を検討されてはいかがでしょうか?